การเตรียมแผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ โครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ

การเตรียมแผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ
โครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ

การเตรียมแผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ

โครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ

ดำเนินการโดยสำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ

สำนักวิชาการสาธารณสุข สำนักปลัดกระทรวงสาธารณสุข  ได้รับการจัดสรรพื้นที่ ณ อาคารคลังพัสดุ ชั้นที่ 1 และ  ชั้นที่ 4 เพื่อปรับปรุงให้เป็นอาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ  ในปีงบประมาณ 2561  โดยเริ่มดำเนินงานตั้งแต่เดือนมกราคม พ.ศ. 2561 แล้วเสร็จและส่งมอบอาคารหอจดหมายเหตุ เมื่อวันที่ 31 กรกฎาคม พ.ศ. 2561 เรียบร้อยแล้ว

ปัจจุบันอยู่ระหว่างเตรียมแผนดำเนินการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุจากสถานที่จัดเก็บชั่วคราวทั้งหมด 3 แห่ง ได้แก่  หอจดหมายเหตุ (สถาบันบำราศนราดูร) ศูนย์กีฬา (กระทรวงสาธารณสุข) และบ้านเช่า (ตำบลบางกร่าง อำเภอเมือง จังหวัดนนทบุรี) เพื่อนำมาจัดเก็บและให้บริการที่อาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เพื่อเตรียมเปิดให้บริการอย่างเป็นทางการและร่วมพิธีเฉลิมฉลอง 100 ปี  การสาธารณสุขไทย พ.ศ. 2561 โดยมีรายละเอียดการขนย้ายดังต่อไปนี้   

    1. แผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ

        เตรียมแผนการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ ณ สถานที่จัดเก็บชั่วคราว ทั้ง 3 แห่ง คือ สถาบันบำราศนราดูร    ศูนย์กีฬา และบ้านเช่า โดยเจ้าหน้าที่ได้ทำการสำรวจเอกสารจดหมายเหตุ สื่อโสตทัศน์ วัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน เพื่อเตรียมขนย้ายเอกสารมายังชั้น 1 และชั้น 4 ณ อาคารหอจดหมายเหตุฯ แห่งใหม่ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังนี้

        1.1 ปริมาณเอกสารจดหมายเหตุวัตถุ และครุภัณฑ์ ที่สถาบันบำราศนราดูร

               (1) เอกสารที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ 1,862 กล่อง โดยแบ่งเป็น 

                    -  เอกสารที่จัดหมวดหมู่และลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ประมาณ 1,059 กล่อง 

                    -  เอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น ประมาณ 287 กล่อง

                    -  เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 535 กล่อง

               (2) วัตถุที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ  682 รายการ โดยแบ่งเป็น                                       

                    -  วัตถุ ปี 2557 ที่ลงทะเบียน ประมาณ 486 รายการ

                    -  วัตถุ ปี 2559 ที่ลงทะเบียน ประมาณ 134 รายการ

                    -  วัตถุกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ ลงทะเบียน ประมาณ 41 รายการ

                    -  วัตถุโรงพยาบาลบางรักที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 27 รายการ

               (3) ครุภัณฑ์ ประมาณ 10 รายการ แบ่งเป็น                                                                                               

                    -  ตู้รางเลื่อน จำนวน 3 ตู้

                    -  ตู้เก็บแผนที่ จำนวน 4 ตู้

                    -  ชั้นเหล็กฉาก จำนวน 3 ชั้น

            (สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ สถาบันบำราศนราดูร)

         1.2 ปริมาณเอกสารจดหมายเหตุและครุภัณฑ์ ที่ศูนย์กีฬา

               (1) เอกสารที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ 491 กล่อง โดยแบ่งเป็น                                      

                    -  เอกสารที่จัดหมวดหมู่และลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ประมาณ 220 กล่อง 

                    -  เอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น ประมาณ 119 กล่อง

                    -  เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 152 กล่อง

               (2) วัสดุสำนักงาน โดยแบ่งเป็น                                       

                    -  วัสดุสำนักงานอื่นๆ  171 กล่อง

 (สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ ศูนย์กีฬา)  

        1.3 ปริมาณวัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน ที่บ้านเช่า โดยแบ่งเป็น                                      

           -  ที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 148 รายการ 

           -  ครุภัณฑ์ 15 รายการ

           -  วัสดุสำนักงานอื่นๆ  50 กล่อง

(สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ บ้านเช่า)

    2. เจ้าหน้าที่สำรวจพื้นที่ในการจัดวางเอกสารจดหมายเหตุ สื่อโสตทัศน์ วัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน  ที่ชั้น 1 และชั้น 4 ณ อาคารหอจดหมายเหตุฯ แห่งใหม่ ซึ่งประกอบไปด้วยห้องต่างๆ ดังนี้

       (1) ชั้น 1 ประกอบไปด้วย ห้องจัดแสดงนิทรรศการ ห้องให้บริการ ห้องเก็บฟิล์ม และห้องเก็บเอกสารจดหมายเหตุ

       (2)  ชั้น 4 ประกอบไปด้วย  ห้องจัดหาเอกสาร ห้องจัดเอกสารหรือห้องอนุรักษ์ ห้องแรกรับก่อนลงทะเบียน ห้องแรกรับหลังลงทะเบียนเบื้องต้น ห้องสำนักงานส่วนกลาง ห้องเก็บวัตถุ ห้องจัดเก็บ ห้องประชุม ห้องครัว  ห้องคลัง และห้องเซิร์ฟเวอร์

       ทั้งนี้ในการจัดเก็บเอกสารที่ลงทะเบียนเสร็จเรียบร้อยแล้วและพร้อมให้บริการ เจ้าหน้าที่จะจัดเอกสารขึ้นตู้รางเลื่อนทั้งหมดจำนวน 6 ตู้   โดยแบ่งเอกสารออกเป็น 3 หมวด คือ เอกสารส่วนบุคคลจำนวน 1 ตู้ เอกสารภาคประชาสังคมจำนวน 1 ตู้ และเอกสารหน่วยงานจำนวน 4 ตู้ ในส่วนของการจัดวางเอกสารจะใช้โครงสร้างเดิมที่เคยจัดที่สถาบันบำราศนราดูร       (หอจดหมายเหตุเดิม) คือ เรียงตามลำดับเอกสารที่รับเข้ามาและทำทะเบียนไว้แล้ว  เช่น (1) สบ, (2) สบ ตามลำดับ

         (การจัดเรียงเอกสารตามโครงสร้างเดิม)

    3. ขั้นตอนการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ มายังอาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เรียงลำดับดังนี้

          (1) ขนย้ายเอกสารจากสถาบันบำราศนราดูรมาก่อน โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 6 ส่วน

               ส่วนที่ 1 ขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุส่วนที่พร้อมให้บริการมาก่อน

               ส่วนที่ 2 ขนย้ายเอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น

               ส่วนที่ 3 ขนย้ายเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน

               ส่วนที่ 4 ขนย้ายวัตถุพิพิธภัณฑ์

               ส่วนที่ 5 ขนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน

               ส่วนที่ 6 ขนย้ายครุภัณฑ์เก่าบางส่วน คือ ตู้รางเลื่อน ตู้เก็บแผนที่ และเหล็กฉาก

         (2) ขนย้ายเอกสารจากศูนย์กีฬา โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 4 ส่วน

              ส่วนที่ 1 ขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุส่วนที่พร้อมให้บริการมาก่อน

              ส่วนที่ 2 ขนย้ายเอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น

              ส่วนที่ 3 ขนย้ายเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน

              ส่วนที่ 4 ขนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน

        (3) ขนย้ายเอกสารจากบ้านเช่า โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 4 ส่วน

             ส่วนที่ 1 ขนย้ายเอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น

             ส่วนที่ 2 ขนย้ายเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน

             ส่วนที่ 3 ขนย้ายวัตถุพิพิธภัณฑ์

             ส่วนที่ 4 ขนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน

        นอกจากนี้เพื่อไม่ให้เป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อน ขณะขนย้ายเอกสารจะต้องมีเจ้าหน้าที่ควบคุมการขนย้ายประจำจุดทั้ง 3 แห่ง คือ สถาบันบำราศนราดูร ศูนย์กีฬา และบ้านเช่า ในการขนย้ายเอกสาร เอกสารที่ลงทะเบียนและพร้อมให้บริการจะขนมาก่อน และจะต้องจัดเรียงไว้ท้ายรถเพื่อความสะดวกในการจัดขึ้นตู้รางเลื่อน ทั้งนี้จะใช้เวลาในการขนย้าย ประมาณ 1 เดือน

กดติดตามข่าว กิจกรรม และความเคลื่อนไหวได้ที่

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ (National Archives of Public Health (NAPH) กลุ่มวิจัยสังคมและสุขภาพ (สวสส.) ชั้น 4 อาคาร 88/37 (คลังพัสดุ) สาธารณสุขซอย 6 ภายในกระทรวงสาธารณสุข ถ.ติวานนท์ ต.ตลาดขวัญ อ.เมือง จ.นนทบุรี 11000 โทร. 0 2590 1352 

แหล่งที่มา : สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ (shi.or.th)