ข้อมูลองค์กร

ความเป็นมาหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ

             โครงการหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เดิมชื่อ โครงการหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สาธารณสุขแห่งชาติ กระทรวงสาธารณสุข ระยะ 4 ปี (พ.ศ. 2561 – 2564) ริเริ่มมาจากโครงการหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทย โดยความร่วมมือระหว่างกระทรวงสาธารณสุขและสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เป็นระยะเวลา 5 ปี ตั้งแต่ พ.ศ. 2551 – 2555 เพื่อทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ อนุรักษ์ ให้บริการ และจัดแสดงนิทรรศการจากเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์สุขภาพไทย ประวัติศาสตร์ทางการแพทย์และการสาธารณสุขเพื่อเป็นแหล่งสนับสนุนการศึกษา ค้นคว้า และวิจัย สำหรับสร้างความรู้ทางประวัติศาสตร์และมิติทางสังคมและวัฒนธรรมสุขภาพ ตลอดจนให้บริการเอกสารที่มีคุณค่าทางด้านนี้แก่สาธารณชน

            เดิมโครงการหอจดหมายเหตุฯ มีสถานที่จัดเก็บและให้บริการ ตั้งแต่ พ.ศ. 2551 - พ.ศ. 2560 อยู่ที่ชั้น 3 อาคาร 10 ชั้น วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี ในสถาบันบำราศนราดูร จังหวัดนนทบุรี ซึ่งมีพื้นที่จำกัดเพียง 216 ตารางเมตร ไม่สอดคล้องกับปริมาณเอกสารที่รวบรวมและมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นตามลำดับถึงประมาณ 500,000 ชิ้น ดังนั้น เนื่องในวาระอันเป็นมงคลแห่งการเฉลิมฉลองและสถาปนา 100 ปี การสาธารณสุขไทย กระทรวงสาธารณสุขจึงเห็นชอบให้จัดทำโครงการ 100 ปี สาธารณสุขไทย (พ.ศ. 2461 – 2561) เพื่อจัดตั้งพิพิธภัณฑ์ถาวรและหอจดหมายเหตุของกระทรวงสาธารณสุขขึ้น โดยมอบหมายให้สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพในฐานะผู้ดูแลรับผิดชอบโครงการจดหมายเหตุฯ ภายใต้การบริหารงานของสำนักวิชาการสาธารณสุข สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข จัดตั้งหอจดหมายเหตุฯ ขึ้นอย่างเป็นทางการ ณ อาคารคลังพัสดุ ตั้งแต่วันที่ 10 กรกฎาคม 2558 โดยได้รับการจัดสรรพื้นที่ชั้น 1 และชั้น 4 ประมาณ 1,622 ตารางเมตร เพื่อดำเนินงานทางเทคนิคจดหมายเหตุ การจัดเก็บและอนุรักษ์ และให้บริการจดหมายเหตุด้านระบบสุขภาพไทย ประวัติศาสตร์ทางการแพทย์และการสาธารณสุข ให้ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน  

ตลอดระยะเวลาของการดำเนินงานพบปัญหาหลายประการ ทั้งด้านบุคลากรที่มีไม่เพียงพอเพราะต้องใช้บุคลากรที่มีวิชาชีพเฉพาะด้านจดหมายเหตุ หรือสถานที่มีขนาดเล็กเกินไปไม่เพียงพอต่อจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้นจำนวนมาก เนื่องจากโครงการฯ มีนโยบายรวบรวมเอกสารสำคัญทั้งจากองค์กรภายในกระทรวงสาธารณสุข เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เอกสารกองสุขศึกษา เอกสารกรมควบคุมโรค เป็นต้น เอกสารส่วนบุคคล เช่น เอกสารนายแพทย์เสม พริ้งพวงแก้ว เอกสารนายแพทย์บรรลุ ศิริพานิช เอกสารนายแพทย์นัดดา ศรียาภัย เอกสารนายแพทย์กระแส ชนะวงศ์ เป็นต้น เอกสารภาคประชาสังคม เช่น เอกสารมูลนิธิสาธารณสุขกับการพัฒนา กลุ่มเพื่อนมหิดล เป็นต้น ตลอดจนหนังสืออ้างอิงด้านการแพทย์และการสาธารณสุข ไม่ว่าจะอยู่ในรูปลักษณ์ประเภทกระดาษ สื่อโสตทัศน์ สื่อคอมพิวเตอร์ และแผนที่ แผนผัง แบบแปลน ที่เกี่ยวข้องกับระบบสุขภาพไทย การแพทย์และการสาธารณสุข ซึ่งบางกลุ่มจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องนำมาจัดเก็บเนื่องจากเสี่ยงต่อการสูญหาย เพื่อนำมาศึกษา วิเคราะห์ ประเมินคุณค่า จัดหมวดหมู่ อนุรักษ์ เผยแพร่ เป็นจดหมายเหตุ และให้บริการแก่สาธารณชน ทั้งในระบบเข้าใช้ปกติและระบบออนไลน์ในอนาคต  

ดังนั้น สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพจึงได้ร่วมงานกับกองแบบแผน กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ ดำเนินการแต่งตั้งคณะทำงานจัดทำแบบแปลน งวดงาน และประเมินราคาหอจดหมายเหตุฯ กระทรวงสาธารณสุข เพื่อปรับปรุงพื้นที่อาคารชั้น 1 และชั้น 4 ก่อสร้างเป็นหอจดหมายเหตุฯ โดยกองแบบแผนได้ส่งมอบแบบแปลนและประเมินราคาหอจดหมายเหตุฯ แล้วเสร็จตั้งแต่เป็นวันที่ 21 พฤศจิกายน 2559 อย่างไรก็ตาม ที่ผ่านมามีการเรียกชื่อหอจดหมายเหตุแตกต่างกัน ทั้งชื่อ หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สุขภาพไทย หอจดหมายเหตุบำราศ หอจดหมายเหตุสุขภาพไทย หรือหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สาธารณสุขแห่งชาติ กระทรวงสาธารณสุข เป็นต้น ดังนั้น ในการประชุมคณะกรรมการอำนวยการจัดงาน 100 ปี การสาธารณสุขไทย (พ.ศ. 2461 - 2561) ครั้งที่ 1/2560 เมื่อวันจันทร์ที่ 30 มกราคม พ.ศ. 2560 ณ ห้องประชุมชัยนาทนเรนทร ชั้น 2 อาคาร 1 ตึกสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข ที่ประชุมจึงเห็นชอบให้ใช้ชื่อว่า หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ โดยกระทรวงสาธารณสุขได้มอบหมายให้สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพเป็นผู้กำกับดูแลรับผิดชอบโครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ ตั้งแต่เดือนมกราคม พ.ศ. 2561 และส่งมอบอาคารที่ปรับปรุงแล้วเสร็จเมื่อวันที่ 31 กรกฎาคม พ.ศ. 2561 ต่อมากระทรวงสาธารณสุขได้ออกระเบียบหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ พ.ศ. 2561 เพื่อใช้เป็นแนวทางในการบริหารจัดการโดยให้หอจดหมายเหตุฯ สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข เมื่อวันที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2561 และกำหนดเปิดให้บริการอย่างเป็นทางการในวันที่ 27 พฤศจิกายน พ.ศ. 2561

 ภาพการตกลงความร่วมมือระหว่างกระทรวงสาธารณสุขกับสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) 
ในการสนับสนุนการจัดตั้งหอจดหมายเหตุฯ ในงานประชุมคณะกรรมการอำนวยการหอจดหมายเหตุฯ 24 มิถุนายน พ.ศ 2551 
โดยมีรองปลัดกระทรวงสาธารณสุข พญ.ศิริพร กัญชนะ และ นพ.อำพล จินดาวัฒนะ เลขาธิการสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพ
แห่งชาติ ในขณะนั้น ร่วมลงนาม และมีคณะกรรมการอำนวยการหอจดหมายเหตุฯ ที่สำคัญ คือ นพ.บรรลุ ศิริพานิช
ศ.นพ.ประเวศ วะสี นพ.วิชัย โชค วิวัฒน พญ.กรรณิการ์ ตันประเสริฐ เป็นต้น เป็นสักขีพยาน ภาพ ศ.นพ.เสม พริ้งพวงแก้ว นพ.บรรลุ ศิริพานิช และนายพูนทรัพย์ ปิยะอนันต์ ผู้บริจาคจดหมายเหตุส่วนบุคคลให้แก่หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ
ในยุคบุกเบิกเมื่อ พ.ศ. 2552

1. ภารกิจ

                       มรดกของชาติ

1.2     ส่งเสริมและพัฒนางานจดหมายเหตุของกระทรวงสาธารณสุขให้มีคุณภาพได้มาตรฐาน

1.3    เป็นศูนย์ข้อมูลสารสนเทศจดหมายเหตุด้านระบบสุขภาพไทย ด้านการแพทย์และการสาธารณสุขของชาติ

1.4   พัฒนาและสนับสนุนการศึกษาและวิจัยด้านประวัติศาสตร์ สังคมศาสตร์ และความเป็นมนุษย์ที่เชื่อมโยงกับสุขภาพ 
                      การแพทย์และการสาธารณสุข

1.5     พัฒนาระบบจัดการความรู้ พัฒนาฐานความรู้ (knowledge base) สื่อวิชาการ และกระบวนการเรียนรู้ด้าน
                       ประวัติศาสตร์ สังคมและความเป็นมนุษย์

1.6     สร้างเสริมศักยภาพวิชาการด้านสังคมศาสตร์ มนุษยศาสตร์ในระบบสาธารณสุข

1.7    ส่งเสริมให้เกิดการนำความรู้ความเข้าใจในมิติประวัติศาสตร์ สังคมและความเป็นมนุษย์ในการประยุกต์ใช้
                      เพื่อการพัฒนา

2. ประเภทเอกสารที่จัดเก็บ

        หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ มีนโยบายรวบรวม จัดเก็บ และให้บริการเอกสาร 4 กลุ่ม ได้แก่ 

               2.1  จดหมายเหตุองค์กร หมายถึง เอกสารที่ได้รับมอบจากหน่วยงานที่มีบทบาทภารกิจด้านระบบสุขภาพ ทางการพทย์ และการสาธารณสุข ทั้งภายในและภายนอกกระทรวงสาธารณสุข ตัวอย่างเอกสาร ได้แก่

                       2.1.1 สำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) รวบรวมจากยุคแรกเริ่มในสมัยของสำนักงานปฏิรูประบบสุขภาพแห่งชาติ (สปรส.) เดิม ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2543 การขับเคลื่อนกระบวนการปฏิรูประบบสุขภาพแห่งชาติ ตั้งแต่ผลักดันธรรมนูญสุขภาพแห่งชาติจนกระทั่งเป็นพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ เมื่อวันที่ 19 มีนาคม พ.ศ. 2550 และจัดตั้งเป็นสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) ซึ่งเป็นหน่วยงานหลักในการสนับสนุนโครงการหอจดหมายเหตุ ในชื่อ หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สุขภาพไทย ปัจจุบันเอกสารของ สช. ที่จัดหมวดหมู่และพร้อมให้บริการ ได้แก่ เอกสารผู้บริหาร แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ แผนงานผลักดัน พ.ร.บ. และแผนงานสื่อสาธารณะ

                       2.1.2 หน่วยงานในกระทรวงสาธารณสุข รวบรวมเอกสารจากหน่วยงานทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค เอกสารที่จัดหมวดหมู่และพร้อมให้บริการ เช่น กองสุขศึกษา กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ สำนักนโยบายและยุทธศาสตร์ สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข กองทันตสาธารณสุข สถาบันเวชศาสตร์ผู้สูงอายุ โรงพยาบาลถลาง โรงพยาบาลซำสูง โรงพยาบาลตรัง สถาบันวิจัยระบบสาธารณสุข (สวรส.) ศูนย์ฝึกอบรมและพัฒนาสุขภาพภาคประชาชนภาคเหนือ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดมุกดาหาร สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) สถาบันโรคทรวงอก โรงพยาบาลเขื่องใน จังหวัดอุบลราชธานี สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดสระแก้ว โรงพยาบาลลำปาง กรมสุขภาพจิต สถานีอนามัยตำบลหงาว สถาบันพระบรมราชชนก กรมพัฒนาการแพทย์แผนไทยและการแพทย์ทางเลือก สำนักงานคณะกรรมการวัคซีนแห่งชาติ กรมควบคุมโรค โรงพยาบาลไชยา จังหวัดสุราษฎร์ธานี เป็นต้น 

                       2.1.3 หน่วยงาน/องค์กรอื่น ๆ รวบรวมเอกสารจากหน่วยงานที่มีข้อมูลด้านสุขภาพไทย เอกสารที่จัดหมวดหมู่และพร้อมให้บริการ ได้แก่ วิทยาลัยราชสุดา มหาวิทยาลัยมหิดล สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา 
      
               2.2 จดหมายเหตุส่วนบุคคล หมายถึง เอกสารของผู้มีคุณูปการต่อวงการการแพทย์และสาธารณสุข ไทย ซึ่งมีบทบาทสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนาในระบบสุขภาพไทย ซึ่งท่านได้จัดทำขึ้นหรือรับมาจากที่อื่น และเก็บสะสมไว้เพื่อใช้ประโยชน์เป็นการส่วนตัว หรือเป็นผู้ครอบครองเอกสารนั้น ปัจจุบันจดหมายเหตุส่วนบุคคลที่ได้รับการรับจัดหมวดหมู่และพร้อมให้บริการ ได้แก่ จดหมายเหตุ ศ.นพ. เสม พริ้งพวงแก้ว นพ.บรรลุ ศิริพานิช   นพ.ไพโรจน์ นิงสานนท์ และ นายพูนทรัพย์ ปิยะอนันต์ รวมถึงจดหมายเหตุนายวิบูลย์ เข็มเฉลิม (ปราชญ์ชาวบ้าน) นายต่วน ถ่ายเกิด (หมอพื้นบ้านจังหวัดพิจิตร) นางนิยม มุทาวัน (ผดุงครรภ์จังหวัดอุบลราชธานี) นายประภาส จเรประพาฬ (หัวหน้ากองสาธารณสุข/สิ่งแวดล้อม องค์การบริหารส่วนตำบลปากพูน อำเภอเมือง จังหวัดนครศรีธรรมราช) นายสวัสดิ์ จิตติมณี (หมออนามัยแห่งชาติ พ.ศ. 2550 จังหวัดนครราชสีมา) และนายชัยพร จันทร์หอม (อดีตเจ้าหน้าที่สาธารณสุข จังหวัดตรัง)

               2.3 จดหมายเหตุภาคประชาสังคม หมายถึง เอกสารของกลุ่มบุคคล มูลนิธิ ที่ปฏิบัติงานในการดูแลสุขภาพของประชาชนของประเทศไทย หรือผู้ผลิตคิดค้นเครื่องมือหรืออุปกรณ์การป้องกัน สร้างเสริมและรักษาโรคที่เกิดขึ้นในครอบครัวของชุมชน เช่น มูลนิธิสาธารณสุขกับการพัฒนา กลุ่มเพื่อมหิดล เป็นต้น

               2.4 หนังสืออ้างอิง หมายถึง เอกสาร หนังสือ หรือสื่อโสตทัศน์ ที่หอจดหมายเหตุฯ ได้มาจากการจัดซื้อ การบริจาค และการทำสำเนา เป็นข้อมูลเอกสารระดับเรื่องหรือระดับชิ้น ที่ไม่มีความต่อเนื่อง แต่มีความสำคัญและเกี่ยวข้องกับงานสุขภาพไทย มีความสำคัญทางการแพทย์และการสาธารณสุข หนังสืออ้างอิงที่จัดหมวดหมู่และพร้อมให้บริการ ได้แก่ โรคระบาดในจังหวัดนนทบุรี จดหมายเหตุเรื่องมิชชันนารีอเมริกันเข้ามาประเทศสยาม หนังสือตำรายา หนังสือประวัติศาสตร์ทางการแพทย์ หนังสือประวัติบุคคลสำคัญทางการแพทย์ History of Medicine and Public Health โรคระบาดและการรักษา ร.ศ. 109 – 125 ประวัติศาสตร์โอสถศาลาและกระทรวงสาธารณสุข ร.ศ. 122 – พ.ศ. 2485 มูลนิธิร็อคกี้เฟลเลอร์กับการช่วยเหลือรัฐบาลไทยในการปรับปรุงวงการแพทย์ 

3. ระบบการจัดเก็บเอกสาร

        หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติใช้ระบบการจัดเอกสารตามมาตรฐานสากล ดังนี้

                3.1 ระบบการจัดเรียงเอกสารตามแหล่งกำเนิด (Principle of Provenance) ได้แก่ การจัดเอกสารของหน่วยงานเดียวกันไว้ด้วยกัน เพื่อให้เอกสารสะท้อนให้เห็นหน้าที่และกิจกรรมของหน่วยงานเจ้าของเอกสาร

                 3.2 ระบบการจัดเอกสารตามรูปแบบเดิม (Original Order) ได้แก่ หน่วยงานเดิมของเอกสารจัดเรียงเอกสารไว้อย่างไรก็คงสภาพเช่นนั้นดังเดิม

การจัดเอกสารทั้ง 2 ระบบนี้ จะจัดเอกสารออกเป็นกลุ่ม ชุด แฟ้ม และเรื่อง ตามลำดับ 

1. จัดเอกสารออกเป็นกลุ่ม (Groups) รวบรวมเอกสารที่รับมอบจากแหล่งกำเนิดเอกสารเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น

เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.)
(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ

2. จัดเอกสารออกเป็นระดับชุดเอกสาร (Series) แบ่งจดหมายเหตุที่มาจากกลุ่มเดียวกันให้เป็นชุด เพื่อให้เนื้อหาเอกสารเดียวกันหรือที่สัมพันธ์กันเก็บไว้ในชุดเดียวกัน หลักการแบ่งระดับนี้จะเป็นการจัดแยกเอกสารตามระบบการจัดแฟ้มเอกสารหรือแบ่งตามระเบียบเดิมที่เจ้าของเอกสารจัดไว้ เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) มีชุดเอกสารการประชุม เป็นต้น ดังตัวอย่างนี้

(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ 
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ

3. จัดเอกสารระดับแฟ้ม (files) จัดเอกสารแต่ละเรื่องที่มีความสัมพันธ์กัน ให้เรียงเป็นระเบียบไว้ที่เดียวกันหรือแฟ้มเดียวกัน ซึ่งความสัมพันธ์ของเอกสารอาจเป็นลักษณะใดลักษณะหนึ่ง เช่น เอกสารจัดทำขึ้นโดยหน่วยงานหรือบุคคลเดียวกัน เป็นเอกสารที่มีเนื้อหาเดียวกันหรือสอดคล้องต่อเนื่องกัน เป็นต้น หรือเป็นเอกสารที่มีรูปลักษณ์แบบเดียวกัน เช่น เป็นแผนที่ แผนภูมิ ภาพถ่าย แถบเสียง เป็นต้น เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ ดังตัวอย่างนี้

(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ 
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ
/1 การประชุมระดมสมองสู่การยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ [2 ตุลาคม 2543]
การทำงานในขั้นตอนนี้จะกำหนดและเขียนหมายเลขประจำแฟ้มที่หน้าปกและสันปกด้วยดินสอไส้อ่อนไปพร้อม ๆ กันด้วย

4. จัดเอกสารระดับเรื่อง (Items) ให้จัดเอกสารแต่ละเรื่องหรือแต่ละรายการให้เรียงเป็นระเบียบและอยู่ในสภาพที่สามารถเก็บรักษาได้นานที่สุด หรือพร้อมที่จะถ่ายเป็นวัสดุย่อส่วน ถ่ายเป็นไฟล์ดิจิทัล แนวปฏิบัติในการจัดจดหมายเหตุระดับเรื่องนี้ เริ่มตั้งแต่
    1) การจัดเรียงเอกสารแต่ละแผ่นให้เป็นระเบียบในลำดับที่ถูกต้อง เช่น เรียงตามลำดับวัน เดือน ปี เรียงตามลำดับหมายเลข เรียงตามลำดับตัวอักษรชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน ชื่อสถานที่ หรือเรียงแบบผสมผสาน เป็นต้น
    2) การแกะลวดเย็บกระดาษหรือลวดเสียบกระดาษ แกะกระดาษกาวที่ปะเอกสาร ซ่อมแซมเอกสารที่ฉีกขาด คลี่เอกสารแผ่นที่พับหรือยับยู่ยี่ รวมทั้งทำความสะอาดกระดาษทีละแผ่น
    3) กำหนดคำดรรชนีช่วยค้น
    4) กำหนดเลขหน้าเอกสารด้วยดินสอดำไส้อ่อน โดยเขียนไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสารแต่ละแผ่น และให้ตัวเลขอยู่ในเครื่องหมาย [-] เพื่อให้ทราบว่าเป็นข้อมูลที่กำหนดเพิ่มเติมโดยหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ มิใช่เป็นข้อมูลเดิมที่เจ้าของเอกสารจัดทำ
    5) ในกรณีที่มีจดหมายเหตุที่ต้องมีการดูแลรักษาเป็นพิเศษ หรือมีวิธีการเก็บรักษาเฉพาะปะปนอยู่ในกลุ่มเดียวกัน เช่น ภาพถ่าย วัสดุและสิ่งของมีค่า เอกสารขนาดใหญ่ สื่อโสตทัศน์ เป็นต้น ให้จัดแยกเอกสารลักษณะพิเศษเหล่านี้เก็บในที่เหมาะสม และจัดทำแบบโยงเอกสารแทนตำแหน่งเดิมของจดหมายเหตุที่จัดแยกออกไป
ตัวอย่างการจัดเรียงจดหมายเหตุระดับเรื่อง จำนวน 3 เรื่อง ดังนี้

(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ 
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ
/4 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่าง พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ ครั้งที่ 2/2544 [วันอังคารที่ 2 ตุลาคม 2544]
/4.1 มีคำสั่งแต่งตั้งคณะอนุกรรมการยกร่าง พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ ลงวันที่ 17 พฤศจิกายน พ.ศ. 2543 และฉบับที่ลงวันที่ 22 มีนาคม พ.ศ. 2544 
/4.2 มีหนังสือ(ร่าง) กรอบความคิดระบบสุขภาพแห่งชาติ 1 เล่ม
/4.3 มีหนังสือปฏิรูประบบสุขภาพ: สิทธิ หน้าที่ของคนไทย โดย ศ.ดร.บวรศักดิ์ อุวรรณโณ 1 เล่ม

5. การจัดเอกสารบรรจุกล่อง 
จดหมายเหตุชุดหรือหมวดที่ได้จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยทุกขั้นตอนแล้ว จะนำมาจัดบรรจุลงในกล่องจดหมายเหตุ ซึ่งเป็นกล่องมีฝาปิดทำด้วยกระดาษไร้กรด (Acid-free) เพื่อจัดวางบนชั้นเก็บต่อไป 
แนวปฏิบัติในการจัดจดหมายเหตุบรรจุกล่อง มีดังนี้

1) จัดเอกสารชุดหรือหมวดเดียวกันอยู่ในกล่องเดียวกัน
2) เริ่มกล่องใหม่ทุกครั้งที่จัดเอกสารชุดหรือหมวดใหม่ 
3) ไม่ควรบรรจุแฟ้มเอกสารในแต่ละกล่องแน่นเกินไป ควรเว้นช่องว่างภายในกล่องประมาณ 1 นิ้ว เพื่อสะดวกในการดึงหรือใส่แฟ้มลงในกล่องเอกสาร เพื่อป้องกันการชำรุดของเอกสาร
4) จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่ได้จัดไว้ เพื่อสะดวกในการควบคุมและสืบค้น
5) เมื่อบรรจุเอกสารลงในกล่องเรียบร้อยแล้วให้เขียนข้อมูลที่จำเป็น เช่น หมายเลขลำดับแรก และลำดับสุดท้ายของแฟ้มเอกสารที่หน้ากล่องเอกสารทุกกล่อง
6) กำหนดหมายเลขประจำกล่องเอกสารแต่ละชุดด้วยตัวเลขลำดับต่อเนื่อง หรือกำหนดตามที่เหมาะสม
7) เอกสารที่มีขนาดใหญ่ เอกสารประเภทสื่อโสตทัศน์ และเอกสารที่อยู่ในรูปวัสดุหรือสิ่งของที่ไม่สามารถบรรจุในกล่องเอกสารได้ ให้แยกไว้ในที่เหมาะสม และทำรายการโยงให้ทราบว่า เอกสารดังกล่าวจัดเก็บอยู่ที่ใด 

4. เครื่องมือช่วยค้น

หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติได้จัดทำเครื่องมือช่วยค้นจดหมายเหตุซึ่งจะอำนวยประโยชน์ ดังนี้

1. เพื่อควบคุมเอกสารที่อยู่ในครอบครองไม่ให้สูญหาย
2. เพื่อความสะดวกในการสืบค้น
3. เพื่อให้เอกสารอยู่ในสภาพที่เรียบร้อย เป็นระเบียบ ง่ายต่อการจัดเก็บและการใช้ค้นคว้าอ้างอิง
4. เพื่อเป็นแหล่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญทางการแพทย์และการสาธารณสุขของชาติ

เครื่องมือช่วยค้นที่สำคัญซึ่งหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติได้จัดทำเพื่อให้บริการ ได้แก่

1.  ทะเบียนรับมอบเอกสาร เป็นการรวมรายการจดหมายเหตุที่หอจดหมายเหตุฯ จัดทำขึ้นหลังได้รับมอบเอกสารมาจัดเก็บ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการรับและควบคุมปริมาณเอกสารจดหมายเหตุ รายการข้อมูลสำคัญที่บันทึกในบัญชีทะเบียนเอกสาร ได้แก่ เลขทะเบียน วัน เดือน ปี ชื่อผู้จัดทำ ชื่อผู้ส่งมอบเอกสาร ที่อยู่ ชื่อเอกสาร ปริมาณ คำอธิบายเอกสาร และข้อมูลอื่น ๆ

            2. บัญชีสำรวจเอกสาร เป็นการรวบรวมรายชื่อจดหมายเหตุที่ได้จัดตามหลักวิชาการจดหมายเหตุเรียบร้อยแล้วและพร้อมที่จะให้บริการ และถือว่าเป็นเครื่องมือช่วยค้นเอกสารหลักที่นิยมจัดทำมากที่สุด ข้อมูลสำคัญของบัญชีสำรวจเอกสาร ประกอบด้วย บทนำ ประวัติหน่วยงานหรือบุคคลที่จัดทำเอกสาร ขอบเขตและเนื้อหาของเอกสาร คำอธิบายลักษณะชุดหรือหมวดเอกสาร บัญชีรายชื่อเอกสารจดหมายเหตุ ชื่อผู้จัดทำบัญชีสำรวจเอกสาร วัน เดือนปี ที่จัดทำบัญชีสำรวจเอกสาร ภาคผนวก บรรณานุกรม และดรรชนี
            3. คำอธิบายจดหมายเหตุ เป็นรายการข้อมูลที่สำคัญของจดหมายเหตุแต่ละรายการ/แฟ้ม/ชุด/กลุ่ม เช่น ผู้ผลิตเอกสาร ชื่อเรื่อง วัน เดือน ปีที่ผลิต ปริมาณ และเนื้อหาสาระของเอกสาร รวมถึงข้อมูลที่บ่งบอกถึงลักษณะของการดำเนินงาน การจัดการของหน่วยงานเจ้าของเอกสาร

5. โครงสร้างของหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข

 กระทรวงสาธารณสุข

         1. คณะกรรมการอำนวยการหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ มีรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข เป็นประธานกรรมการ ซึ่งมีอำนาจหน้าที่ดังต่อไปนี้

               1.1 กำหนดนโยบายและทิศทางการทำงานของกองจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายสูงสุด

               1.2 ส่งเสริม สนับสนุน อำนวยการและมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องให้ดำเนินงานตามเป้าหมายที่กำหนด

           2.ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ มีอำนาจหน้าที่ดังต่อไปนี้

               2.1 บริหารงานของกองจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติให้เป็นไปตามนโยบายที่คณะกรรมการอำนวยการกำหนด

               2.2 บริหารงานของกองจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติให้เป็นไปตามหลักวิชาการด้านจดหมายเหตุและตามวัตถุประสงค์แห่งการจัดตั้งให้ประสบความสำเร็จสูงสุด

               2.3 ให้ข้อเสนอแนะทางเทคนิคการจัดการจดหมายเหตุแก่คณะกรรมการอำนวยการเพื่อให้การกำหนดนโยบายการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักวิชาการและเกิดประโยชน์สูงสุด

               2.4 ให้การสนับสนุนด้านงานจดหมายเหตุ งานหอประวัติศาสตร์สุขภาพ งานวิจัยและงานบริหารทั่วไปของกองจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บ อนุรักษ์และให้บริการข้อมูลสำคัญทางด้านประวัติศาสตร์การแพทย์ การสาธารณสุข และระบบสุขภาพไทย

           3.ฝ่ายจดหมายเหตุฯ จำนวน 6 คน มีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้

               3.1   งานรับมอบเอกสาร

               3.2   งานวิเคราะห์และประเมินคุณค่าเอกสาร

               3.3   งานจัดหมวดหมู่เอกสาร

               3.4   งานจัดหนังสืออ้างอิง

               3.5   งานอนุรักษ์เอกสาร

               3.6   งานจัดทำเครื่องมือช่วยค้น/Digital Archives

               3.7   งานให้บริการสืบค้น ให้อ่านเอกสารและหนังสืออ้างอิง

               3.8   งานให้บริการสำเนาเอกสาร

               3.9   งานพัฒนาการด้านจดหมายเหตุ

               3.10 งานพัฒนาศักยภาพของนักจดหมายเหตุ

               3.11 งานอื่นๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย

           4.ฝ่ายพิพิธภัณฑ์ จำนวน 1 คน มีหน้าที่รับผิดชอบดังต่อไปนี้

               4.1  งานดูแลหอประวัติศาสตร์สุขภาพที่แสดงนิทรรศการข้อมูลจดหมายเหตุและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

               4.2  งานจัดทำคลังพิพิธภัณฑ์ส่วนกลางของกระทรวงสาธารณสุข

               4.3  งานสนับสนุนด้านวิชาการในการจัดแสดงด้านพิพิธภัณฑ์ให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ

               4.4  งานพัฒนาการด้านพิพิธภัณฑ์ศึกษาของกระทรวงสาธารณสุข

               4.5  งานพัฒนาศักยภาพของภัณฑารักษ์เพื่อดูแลงานด้านพิพิธภัณฑ์

               4.6  งานอื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย

           5.ฝ่ายวิชาการ ประกอบด้วย

               5.1  งานศึกษาวิจัย จำนวน 4 คน มีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

                      1) ทำการค้นคว้า ศึกษาวิจัยด้านประวัติศาสตร์ สังคมศาสตร์ และความเป็นมนุษย์ (Health social sciences and humanities) ที่เชื่อมโยงกับสุขภาพ การแพทย์และการสาธารณสุข

                      2) สร้างองค์ความรู้เกี่ยวกับมิติทางประวัติศาสตร์ สังคมวัฒนธรรมและมิติความเป็นมนุษย์ที่สามารถใช้ประโยชน์ในการพัฒนาระบบสาธารณสุขและการแพทย์

                      3) งานอื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย

               5.2 งานสร้างเสริมศักยภาพวิชาการ จำนวน 2 คน มีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

                      1) พัฒนาศักยภาพด้านวิชาการแก่หน่วยงานต่าง ๆ ให้สามารถใช้ทักษะ ความรู้ และเครื่องมือทางสังคมศาสตร์ มานุษยวิทยา ประวัติศาสตร์ และมนุษยศาสตร์อื่น ๆ ในการทำงาน

                      2) พัฒนาฐานความรู้ (knowledge base) สื่อวิชาการ และกระบวนการเรียนรู้ด้านประวัติศาสตร์ สังคมและความเป็นมนุษย์

                      3) งานส่งเสริมให้เกิดการนำความรู้ความเข้าใจในมิติประวัติศาสตร์ สังคมและความเป็นมนุษย์ในการประยุกต์ใช้เพื่อการพัฒนา

          6. ฝ่ายบริหารงานทั่วไป จำนวน 2 คน ประกอบด้วย

               6.1 งานบริหารทั่วไป

               6.2 งานเลขานุการสำนักงาน

               6.3 งานการเงินและบัญชี

               6.4 งานแผนงานและงบประมาณ

               6.5 งานทรัพยากรบุคคล

               6.6 งานพัสดุ/งานสารบรรณ

               6.7 งานสื่อสารองค์กร

               6.8 งานเทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์

               6.9 งานธุรการทั่วไป

ดาวน์โหลดเอกสาร คลิก